Wir erklären, was man unter Smart Office versteht
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Smart Office – das Wichtigste in Kürze
Mittlerweile ist „Smart Home“ für kaum eine Person noch ein Fremdwort. Der Begriff Smart Office ist hingegen im Vergleich dazu jünger. Wir erklären, was sich dahinter verbirgt.
Smart Office: Die intelligente Gestaltung des Büros, beispielsweise durch Apps für Zutrittskontrolle oder Zeitmanagement. Komfort und Arbeitsprozesse sollen durch Digitalisierung optimiert werden, z. B. mit höhenverstellbaren Schreibtischen oder Software, wie Personalplanungstools. Egal, ob in Bürogebäuden oder zuhause beim Home Office. Im Fokus steht das Wohlbefinden der Mitarbeiter.Smart Work: Alternativer Begriff für Smart Office, bezeichnet aber eher die Tendenz zum freien Arbeiten, das dank Technik nicht zwingend im Büro stattfinden muss. Gerade durch die Corona-Pandemie vorangetrieben, wird die Möglichkeit von Home Office vermehrt angeboten. Statt nur von zuhause zu arbeiten, priorisieren viele Unternehmen das Zukunftskonzept des agilen und hybriden Arbeitens, nach dem Mitarbeiter selbst entscheiden, ob sie vermehrt im Büro oder lieber im privaten Office arbeiten wollen.New Work & Büro 4.0: Kann synonym zu Smart Office verstanden werden und meint die digitale Vernetzung im Büroalltag. Der soll modern, digital und für Mitarbeiter immer flexibler und auch ortsunabhängiger werden.
Zeiterfassungstools – keine Überstunden im Smart Office
Arbeitszeiten auf Vertrauensbasis können zur Folge haben, dass viele Mitarbeiter Überstunden leisten oder einige nicht auf ihre vereinbarten Stunden kommen. Im Vergleich dazu gilt die Zeiterfassung mit Hilfe von klassischen Stempelkarten allerdings eher als veraltet.
Dank praktischer Zeiterfassungstools, wie beispielsweise Papershift, können Unternehmen ihren Angestellten eine einfache Möglichkeit bieten, ihre Arbeitszeiten nachvollziehen zu können. Dank der Digitalisierung werden im Smart Office dadurch gleich mehrere Aufgaben mit nur einer digitalen Anwendung abgedeckt.
Je nach Plattform, lassen sich über solche Software-Lösungen gleichzeitig auch Dienst- und Urlaubspläne erstellen. Zudem erhalten Arbeitgeber einen guten Eindruck darüber, wie zeitintensiv einzelne Projekte sind und können Kosten-Nutzen-Faktoren besser bemessen. Das ist auch für Selbstständige eine praktische Zusatzfunktion.
Zusätzlich lassen sich durch Zeiterfassungstools Abrechnungen automatisieren. Viele Zeiterfassungstools sind App-kompatibel und damit besonders leicht und flexibel zugängig.
Höhenverstellbare Schreibtische legen Fokus auf Mitarbeiterwohlbefinden
Im Smart Office soll effizient und zielstrebig gearbeitet werden. Dazu trägt zum großen Teil auch das Mitarbeiterwohlbefinden bei. Neben einem guten Arbeitsklima sind deshalb auch gesundheitliche Faktoren relevant. Wer durch lange Sitz-Phasen Rückenschmerzen hat, dessen Konzentrationsleistung nimmt ab.
Daher sollten Unternehmen im Büro und Arbeitnehmer im Homeoffice auf einen ergonomischen Arbeitsplatz achten. Die richtige Sitzposition und Haltung ist dabei einer der wichtigsten Aspekte. Noch besser sind höhenverstellbare Schreibtische. Dabei gibt es Modelle mit mechanischer, aber auch elektrischer Bedienung. Das Angebot umfasst Varianten mit Gestellt und Komplett-Lösungen, die bereits mit Tischplatte geliefert werden.
Die Vorteile von höhenverstellbaren Schreibtischen sind vielfältig. Hauptsächlich beugen sie Rückenschmerzen vor und fördern die Blutzirkulation. Mitarbeiter sind konzentrierter und weniger müde. Überzeugen konnte uns beispielsweise das Modell Flexispot EB2B, das im Test deutlich den Komfort erhöhte und einfach bedienbar ist. So fiel es uns im Arbeitsalltag leicht zwischen sitzenden und stehenden Arbeitsphasen zu wechseln.
27 Zoll Monitore – im Smart Office alles im Blick
Smart Office bezieht sich nicht nur auf eine intelligente Vernetzung von Komponenten. Auch die klassischen Arbeitsgeräte sollten optimiert sein. An einem herkömmlichen Laptop lässt sich kurzfristig gut arbeiten, doch auf Dauer kann der Bildschirm für bestimmte Aufgaben zu klein sein.
Wir raten daher zu einem separaten Bildschirm, mit dem der Laptop verbunden wird. Dieser sollte im Idealfall ein 27 Zoll Monitor sein. Das ist besonders dann praktisch, wenn lange Excel-Tabellen erstellt oder Bilder mit Bearbeitungstools angepasst werden sollen. Denn ist der Bildschirm zu klein, strengt das die Augen zu stark an, was zu Kopfschmerzen führen kann. Auch darunter kann die Konzentration leiden.
Der Hersteller ASUS ist für seine Technikauswahl bekannt und punktet auch mit lohnenden Monitor-Modellen.
Neben der Bildschirmgröße spielen außerdem Faktoren wie gute Farbqualität, Auflösung und Anschlüsse eine Rolle. Für ergonomisches Arbeiten sollten Bildschirme zudem höhenverstellbar sein, sodass Fehlhaltungen von Nutzern vermieden werden.
Smart Office mit guter Webcam – ortsunabhängig gut interagieren
Dass man nicht für alle Tätigkeiten immer an einem bestimmten Ort versammelt sein muss, hat sich nicht zuletzt durch die Pandemie gezeigt. Ein Teil von Smart Office bezieht sich auch genau darauf, dass der Arbeitsplatz flexibler wird. Viele Aufgaben lassen sich auch gut von zuhause oder unterwegs erledigen.
Der Büroalltag ist jedoch oft von häufigen und langen Meetings geprägt. Wer nicht gemeinsam an einem Tisch sitzt, sollte bei der digitalen Variante auf gute Kameras für Videokonferenzen setzen. Denn dadurch lässt sich die Mimik von Kollegen gut ablesen und Gespräche besser führen als bloß per Sprache.
Zwar besitzen viele Laptops eine integrierte Videokamera, allerdings empfehlen wir für eine gute Qualität eine Webcam. So erspart man Kunden, Mitarbeitern und Vorgesetzen ein verpixeltes Bild und profitiert von einer besseren Gesprächskulisse.
Als weiteren Pluspunkt bewerten wir ein integriertes Mikrofon, das bei den meisten Webcams weniger rauschig ist als die in Laptops verbaute Variante. Allerdings ersetzen Mikrofone in Webcams keine externe Lösung. Wer Wert auf eine besonders hohe Klangqualität setzt, sollte sich langfristig für ein separates Mikrofon entscheiden. Für Gespräche mit niedrigem Redeanteil sind integrierte Ausführungen allerdings definitiv ausreichend.
WLAN-Steckdosen sorgen für Komfort und Sicherheit im Smart Office
Wer Komponenten nachträglich smart machen möchte, greift am besten zu einer WLAN-Steckdose. Das kann nicht nur im Smart Home sinnvoll sein, sondern auch ein Smart Office bereichern.
Mit einer WLAN-Steckdose verbundene elektrische Geräte können ganz einfach per App ein- und ausgeschaltet werden. Beispielsweise lässt sich vor der Ankunft im Büro die Kaffeemaschine einschalten oder auch bereits zuhause kontrollieren, ob der Ventilator im eigenen Office-Zimmer wirklich abgeschaltet wurde. Einige Modellausführungen sind außerdem mit Sprachassistenzen wie Alexa oder Google Assistant kompatibel. Damit lässt sich beispielsweise eine mit Zwischenstecker verbundene Tischlampe auf Zuruf einschalten.
Was sind weitere Smart Office Anwendungen?
Im Vergleich zu Smart Home Anwendungen, die oft auf einfache Plug-and-play-Mechanismen aufbauen, ist die Umsetzung eines Smart Office je nach Firmen- und Unternehmensgröße meist ein größeres Projekt.
Zugangskontrolle: Das gilt beispielsweise für die Installation einer intelligenten Schließanlage, die sich von herkömmlichen smarten Türschlössern unterscheidet. Durch eine smarte Zutrittskontrolle kann nachvollzogen werden, wer sich wann im Büro befindet. Unternehmen profitieren davon, dass sie Rechte digital vergeben können und der Zutritt auf Wunsch schlüssellos gelingt. Es können keine Schlüssel mehr verloren gehen, was sonst schnell teuer werden kann.
Navigation: Gerade bei großen Unternehmen kann es viel Zeit beanspruchen, wenn Mitarbeiter bestimmte Räume suchen müssen, die sie nicht oft oder das erste Mal benötigen. Dank einer In-House Navigation lassen sich digital Wege finden und so Zeit sparen.
Digitale Raumplanung: Je nach Unternehmensgröße sind Räume für Meetings in kürzester Zeit ausgebucht. Durch digitale Raumplanungstools lässt sich schnell kontrollieren, ob Räume bereits belegt sind oder noch ein freier Slot für Termine besteht. Das ist effizient und übersichtlich, ohne lange Bearbeitungswege.
Beschattungslösungen: Ein komfortabler Arbeitsalltag hängt sicherlich von einem guten Monitor und komfortablen Tischen und Stühlen ab. Wichtig ist aber bei einer kompletten Umsetzung eines Smart Office die Digitalisierung in vielen Bereichen. So zählt auch eine smarte Rollladensteuerung dazu.
Räume heizen dadurch im Sommer nicht so schnell auf und die Konzentration leidet nicht unter zu hohen Temperaturen.
Raumklima: Mitarbeiter, die schwitzen oder frieren, sind abgelenkt und können sich nicht auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren. Gut, dass es auch intelligente Lösungen gibt, die für die richtige Temperatur im Smart Office sorgen. Beispielsweise gibt es eine intelligente Heizungssteuerung für den Winter oder Klimaanlagen für den Sommer.
Mitarbeiter genießen somit im wahrsten Sinne des Wortes immer ein gutes Arbeitsklima und Unternehmen können durch richtige Systeme beispielsweise beim Heizen Geld sparen, da effizient Räume erwärmt werden. Ist beispielsweise niemand mehr anwesend, wird mit dem richtigen System die Temperatur eigenständig reduziert.
Über Anwesenheitssensoren lassen sich weitere Vorgänge automatisieren. Beispielsweise kann die Heiztemperatur automatisch reduziert werden, wenn keine Person in den Räumlichkeiten registriert wird.
Smarte Lichtkonzepte: Lichter können sich bei schlechten Lichtverhältnissen automatisch einschalten. Können Mitarbeiter und Angestellte die Beleuchtung in eine gewünschte Lichtfarbe wechseln, führt warmweißes Licht zu einer besseren Konzentration, warmes Lila oder Weiß kann in der Pause für Entspannung sorgen. Ist niemand mehr im Gebäude und sind bestimmte Sensoren verbaut, schalten sich die Lichter automatisch ab.
Sicherheit: Bei einem Smart Office gilt, wie beim Smart Home: Es wird nicht nur der Komfort, sondern auch die Sicherheit erhöht. Vernetzte Sicherheitskomponenten wie Überwachungskameras oder Alarmanlagen schützen auch Büro-Gebäude vor Einbrechern. Smarte Rauchmelder informieren verantwortliche Personen auch in Abwesenheit über einen Brand. Statt nur lokal einen lauten Signalton abzugeben, werden sie per App über eine Rauchentwicklung informiert.
Auch Sensoren, die Wasserschäden registrieren, können das Büro neben Rauchmeldern sicherer machen. Eine Gesichtserkennung registriert, wer das Gebäude betreten möchte. Handelt es sich um eine unbekannte Person, darf diese den Eingang nicht passieren.
Smart Office – Welche Vorteile gibt es?
Ein Smart Office hat folgende Vorteile:
Arbeitsumfeld soll maximal angenehm gestaltet werdenSteigerung der Produktivität von MitarbeiternInnovation und Kreativität kann gefördert werdenIndividuelle Anforderungen und Wünsche von Angestellten können erfüllt werden (Arbeitsplatzgestaltung, arbeiten zuhause oder vor Ort)Komfort und Sicherheit wird erhöht (Mitarbeiter, Unternehmen und Gebäude)Automation von Gebäudemanagement und SicherheitssystemenVernetzte Technik führt zu Zeitersparnis, weil Planungsphasen verkürzt und effizienter gestaltet werden (Urlaub, Raumbuchung, Schichtsysteme, Abrechnungen)Mitarbeiterzufriedenheit wird durch hybrides und ergonomisches Arbeiten erhöhtveraltete Technik wird erneuert (Zeitstempel vs. Zeiterfassungstools, Zutritt per App statt Schlüssel)App-Anwendungen machen Zugang zu Informationen und zum Bürogebäude einfachTeam-Gefühl wird ortsunabhängig verbessert durch z. B. digitale KommunikationstoolsKosten- und Energieersparnisse möglich
Smart Office – Welche Nachteile gibt es?
Neben den zahlreichen Vorteilen, birgt ein Smart Office allerdings auch ein paar Nachteile:
Installations- und Kostenaufwand kann für nötige Technik hoch ausfallenhohes Datensammelverhalten nötigstarker Einsatz von Tracking-Tools kann zu Unwohlsein bei Angestellten führen, Mitarbeiter müssen mitentscheiden, welche Vorgänge digital verfolgbar sind und welche nicht (z. B, Toilettengänge oder Raucherpausen)ältere oder weniger technik-affine Personen brauchen Einweisung
Was heißt Smart Office?
Unter Smart Office versteht man eine technische und intelligente Ausstattung des Büros. Das betrifft das Bürogebäude ebenso, wie den individuellen Arbeitsplatz von Mitarbeitern. Jener kann sich im Bürogebäude aber auch im Home Office befinden. Smarte Komponenten können beispielsweise Bürohelfer wie Sitz-Steh-Tische aber auch Tools wie digitale Whiteboards und Zeiterfassungsmanager sein.
Was haben Smart Buildings mit Smart Office zu tun?
Während das Smart Office meist als Konzept nachträglich bei bereits bestehenden Büroräumen umgesetzt wird, werden Smart Buildings bereits beim Bau intelligent konzipiert, sodass die nötige Infrastruktur direkt zu Beginn im Neubau berücksichtigt wird.
Das Gebäudemanagement ist von Beginn an IP-basiert und vernetzt. Unternehmen, die sich Smart Buildings als Sitz aussuchen erhalten Zutritt per eigener Gebäude-App und können z. B. direkt von einer smarten Zutrittskontrolle profitieren, sowie von Raumplanungstools und einem Gebäude-Navigationssystem.
Das Ziel von einem Smart Building ist deckungsgleich mit einem Smart Office: Allen Personen soll durch vernetzte Technik der Arbeitsalltag so komfortabel und angenehm wie möglich gestaltet werden.
Wo kann das Smart Office Konzept umgesetzt werden?
Smart Office kann als große vernetzte Lösung als smartes Bürogebäude realisiert werden. Aber auch im Home Office verbessern smarte Komponenten den Arbeitsalltag. Neues Arbeiten bzw. New Work bezieht sich auch darauf, dass ein Wechsel zwischen Home Office und Arbeit vor Ort im Büro möglich ist.
Der Arbeitsalltag soll durch Apps, Sensoren, Technik und Tools vereinfacht und so an individuelle Wünsche von Arbeitsnehmern angepasst werden. Einige vernetzte Lösungen führen zu Zeitersparnis, sodass Aufgaben effizienter erledigt werden können. Smart Office soll als Konzept Innovation, Kreativität und Komfort maximieren. Gebäudetechnisch soll zudem die Sicherheit verbessert werden.