Die besten DienstplanungTools im Vergleich

Dienstplanung-Tools – das Wichtigste in Kürze

Dynamische Dienstpläne: Bei einem dynamischen Dienstplan kann jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeiten, den Arbeitsstandort und die Arbeitsaufgabe auf einen Blick einsehen und es herrscht keine Unklarheit darüber, was gerade ansteht.Engpass-Erkennung: Mithilfe eines Dienstplanung-Tools können Nutzer Engpässe, die durch Urlaube oder Krankheiten auftreten, direkt erkennen und vermeiden. Außerdem lässt sich auch abschätzen, wie viele Personen für jeweilige Projekte benötigt werden.Abrechnung: Manche Dienstplanungs-Tools erlauben die direkte Abrechnung der gearbeiteten Stunden. Dadurch lässt sich viel Zeit bei der Gehaltsabrechnung sparen.

Die besten Dienstplanung-Tools auf einen Blick

Alle Dienstplanung-Tools in unserem Vergleich erleichtern den Alltag im Unternehmen und verfügen über viele zusätzliche Funktionen, die bei der Mitarbeiterplanung helfen.

Papershift – Dienstplanungs-Tool mit vielen zusätzlichen Funktionen

Papershift bietet neben der digitalen Dienstplanung noch viele zusätzliche Funktionen wie ein Tool zur Zeiterfassung und ist sogar in der Lage, automatische Abrechnungen für die Mitarbeiter zu erstellen. Das Dienstplanungs-Tool von Papershift ist Cloud-basiert und integriert die Mitarbeiter in den Planungsprozess, um so eine wirkliche Entlastung für die Personalverantwortlichen zu schaffen. Die Dienstpläne lassen sich per Browser und App am Smartphone einsehen und anpassen. Praktisch: Um sich von dem Angebot von Papershift zu überzeugen, ist eine 14-tägige Testphase möglich.

Aplano – Dienstplanungs-Tool mit besonders übersichtlichem Design

Das Dienstplanungs-Tool von Aplano ist in fünf Hauptrubriken eingeteilt: das Dashboard, die Dienstplanung, Abwesenheiten und Urlaubsplaner sowie Mitarbeiter und Einstellungen. Auch hier ist eine Zeiterfassung integriert und die Stundenkonten können direkt im Tool ausgewertet werden. Der Testzeitraum beträgt 14 Tage und die Einstellungen ermöglichen besonders viele individuelle Anpassungen aller Rubriken.

Shyftplan – Dienstplanungs-Tool für Unternehmen mit hohen Mitarbeiterzahlen

Die Dienstplanungs-Lösung von Shyftplan lässt sich auf tausende Mitarbeiter skalieren und eignet sich auch für besonders komplexe Schichtmodelle. Zusätzlich beinhaltet das Tool eine automatische Bedarfsanalyse, KI-gestützte Handlungsempfehlungen und fortgeschrittene Planungskonzepte. Das Tool lässt sich im Browser und via App nutzen. Ein Test-Zeitraum wird leider nicht angeboten, dafür bietet Shyftplan aber eine Demo-Vorführung und Schulungen für Mitarbeiter und Workshops an.

Smartplan – Dienstplanungs-Tool mit langer Testphase

Smartplan bietet ein Dienstplanungs-Tool für bestimmte Unternehmensgrößen an, sodass immer ein Pauschalpreis anfällt und nicht für jeden einzelnen Mitarbeiter bezahlt werden muss. Das Tool ist am Smartphone Tablet und im Browser verfügbar, sodass Mitarbeiter und Arbeitgeber immer auf dem Laufenden sind und schnell Änderungen vorgenommen werden können. Außerdem lassen sich Kontaktdaten von Mitarbeitern schnell finden, sodass Mitarbeiter ganz einfach untereinander Schichten tauschen können.

Dienstplanung-Tools im Vergleich – die technischen Daten

Die Dienstplanung-Tools im Vergleich weisen viele Überschneidungen der angebotenen Funktionen auf. Je nach Preis des Tools bieten manche Anbieter aber auch zusätzliche Funktionen, wie zum Beispiel die automatische Abrechnung.

Papershift

Aplano

Shyftplan

Smartplan

Dienstplan

ja

ja

ja

ja

Urlaubsplan

ja

ja

ja

ja

Sonstige Abwesenheiten

ja

ja

ja

ja

Abrechnung

ja

ja

nein

ja

App-Anwendung

ja

ja

ja

ja

Browser-Nutzung

ja

ja

ja

ja

Datenanalyse

ja

nein

ja

nein

Gratiszeitraum

14 Tage

14 Tage

nein

30

Alternative Gratisversion

nein

nein

nein

nein

Monatliche Preise

6 bis 10 Euro pro Mitarbeiter

0,50 bis 4,50 Euro pro Mitarbeiter

6 bis 15 Euro pro Mitarbeiter

15 Mitarbeiter/ 19 Euro; 30 Mitarbeiter 29 Euro; 45 Mitarbeiter 39 Euro

Kaufberatung zu Dienstplanung-Tools – die wichtigsten Kriterien beim Kauf

Dienstplanungs-Tools erleichtern die Koordinierung der Mitarbeiter und erlauben häufig, dass diese selbst den Dienstplan mitbestimmen und untereinander Schichten tauschen können. Außerdem bieten die Tools normalerweise noch viele zusätzliche Funktionen, die aber auch mit einer höheren monatlichen Gebühren verbunden sind. Wichtige Faktoren bei der Entscheidung für das richtige Tool, haben wir im Folgenden zusammengefasst:

Mitarbeiterintegration: Manche Dienstplanung-Tools ermöglichen es Mitarbeitern mehr Freiheit im Dienstplan zu bieten. Dadurch können diese aktiv am Planungsprozess teilnehmen und so für Entlastung im Unternehmen sorgen. Außerdem können die Mitarbeiter untereinander die Schichten tauschen, ohne dass dafür explizit mit dem Arbeitgeber kommuniziert werden muss, da der Dienstplan automatisch die Parameter für den Tausch festlegt.

Bedarf definieren: Dienstplanung-Tools sind normalerweise in der Lage, Schichten mit entsprechendem Bedarf festzulegen. Damit lässt sich nicht nur definieren, wie viele Mitarbeiter in der jeweiligen Schicht benötigt werden, sondern auch, welche Aufgabentätigkeiten diese erfüllen müssen. So lässt sich beim Schichttausch durch Mitarbeiter effektiv verhindern, dass Personal mit wichtigen Fachkenntnissen an den jeweiligen Tagen fehlt.

Zeiterfassung: Die meisten Dienstplanung-Tools verfügen über eine integrierte Zeiterfassung. Mithilfe dieser können Arbeitgeber genau einsehen, ob alle Mitarbeiter ihren jeweiligen Verpflichtungen nachkommen. Außerdem kann so auch eingeschätzt werden, welche Projekte wie viel Zeit benötigen.  Dadurch lassen sich einfach Kosten-Nutzen-Faktoren einschätzen.

Mitarbeiter haben mit der Zeiterfassung zudem den Vorteil, vor Überstunden geschützt zu sein oder können diese effektiver abrechnen.

Abrechnung: Manche höherpreisige Dienstplanung-Tools verfügen über eine Sonderfunktion, die es erlaubt, anhand der im Dienstplan erfassten erbrachten Stunden der Mitarbeiter direkt die Abrechnung anzufertigen. Die Abrechnungen werden dabei automatisch und direkt im Tool kalkuliert und verschickt.

Urlaubsplanung: Gerade zu den Ferien-Zeiten kann der Urlaubsbedarf vor allem bei Mitarbeitern mit Familien hoch sein. Damit ein Unternehmen in diesen Phasen aber nicht ohne Mitarbeiter dasteht, lohnt sich ein Dienstplanungs-Tool mit integrierter Urlaubsplanung.

Kommt es zu einer zu großen Überschneidung der Urlaubszeiten, warnt das System oder verhängt für den jeweiligen Zeitraum eine Urlaubssperre.

Datenanalyse: Viele Dienstplanungs-Tools sammeln große Mengen an Daten und ermöglichen es, diese im Tool auszuwerten. Dadurch können die verschiedensten Erkenntnisse über das Unternehmen erlangt werden und es können gezielte Änderungen vorgenommen werden. So hilft das Dienstplanungs-Tool noch zusätzlich bei der Optimierung des Betriebs.

App-Nutzung: Da mittlerweile fast jeder ein Smartphone besitzt, sind Dienstplanung-Tools mit einer App-Version besonders praktisch. Die Mitarbeiter haben alle Funktionen wie die Zeiterfassung oder die Mitarbeiter-Kommunikation immer dabei und können den Dienstplan ortsunabhängig einsehen.

Gratiszeitraum: Das Grundgerüst der verschiedenen Dienstplanungs-Tools ist zwar immer ähnlich, die jeweiligen Anbieter integrieren jedoch häufig sehr unterschiedliche zusätzliche Funktionen in ihrer Software. Damit sichergestellt werden kann, dass alle gewünschten Funktionen im Tool integriert sind und auf die priorisierte Art und Weise funktionieren, lohnt es sich immer erst den Testzeitraum des Dienstplanungs-Tools auszunutzen. Allerdings bieten das nicht alle Anwendungen.

Monatliche Preise: Meistens fallen für die Dienstplanung-Tools monatliche Gebühren an. Während manche Anbieter eine Pauschale für eine bestimmte Mitarbeiteranzahle verlangen, wird bei anderen Anbietern ein fester monatlicher Beitrag für jeden einzelnen Mitarbeiter fällig.

Die monatlichen Gebühren variieren je nach Teamgröße, Funktionsumfang und Laufzeit. So sind beispielsweise Ein-Jahresverträge häufig mit einem Rabatt verbunden.

Papershift – Dienstplanungs-Tool mit vielen zusätzlichen Funktionen

Papershift integriert direkt im Dienstplanungs-Tool einen Urlaubsplaner sowie ein Tool zur Zeiterfassung. Zur besseren Übersicht kann der Dienstplan nach bestimmten Arbeitsbereichen, Stichworten, Zeiten etc. strukturiert werden. Dadurch haben Arbeitgeber und Teamleiter immer die wichtigsten Informationen direkt im Blick.

Zur besseren Einschätzung der tatsächlichen Arbeitsleistung sind die Stundenkonten der Mitarbeiter direkt im Dienstplan enthalten. Außerdem lassen sich die jeweiligen Zeiten anzeigen, die für bestimmte Projekte aufgebracht werden. Dadurch lässt sich beispielsweise einschätzen, ob sich der Aufwand für ein Projekt in Anbetracht des Zeitaufwandes rentiert.

Auch Abwesenheiten, die neben Urlauben noch anfallen, lassen sich unproblematisch in den Dienstplan von Papershift integrieren. Dazu zählen zum Beispiel Krankheit oder Mutterschutz. Der Urlaubsplaner selbst sorgt dafür, dass keine Häufungen auftreten und kann auch automatisch Urlaubssperren verhängen, wenn keine weiteren Mitarbeiter in der entsprechenden Zeit fehlen können.

Die Zeiterfassung lässt sich im Browser, am Arbeitsort via Tablet oder per Smartphone App nutzen, sodass die Mitarbeiter eine Vielzahl an Möglichkeiten haben, ihre Arbeitszeiten zu vermerken.

Zusätzlich ist Papershift in der Lage, die gesammelten Daten aus allen Bereichen zu analysieren und kann so zur Optimierung des Unternehmens beitragen.

Der Gratiszeitraum zum Testen von Papershift beträgt 14 Tage und je nach gewähltem Modell fallen 6 bis 10 Euro pro Monat je Mitarbeiter an. (Stand: 06/2022)

Aplano – Dienstplanungs-Tool mit besonders übersichtlichem Design

Mit Aplano erhalten Nutzer ein Dienstplanungs-Tool mit besonders übersichtlichem Design. Der Fokus des Tools liegt auf intuitiver Bedienung und die Software ist in fünf Hauptrubriken unterteilt. Das Dashboard, die Dienstplanung, Abwesenheiten und Urlaubsplaner sowie Mitarbeiter und Einstellungen.

Das Dashboard zeigt alle wichtigen Informationen auf einen Blick, sodass zum Beispiel Änderungsanträge, Zeiterfassungen und eingestempelte Mitarbeiter direkt erkennbar sind. Außerdem sind auf dem Dashboard alle offenen Schichten und die jeweiligen Bewerber für diese gekennzeichnet.

Der Dienstplan selbst umfasst die Schichtpläne, die sich nach unterschiedlichen Faktoren durchsuchen und kategorisieren lassen sowie die Verfügbarkeiten der einzelnen Mitarbeiter. Zusätzlich lässt sich das Stundenkonto der Mitarbeiter direkt in dem Dienstplanungs-Tool auswerten.

Der Urlaubsplaner beinhaltet ein Urlaubskonto für jeden Mitarbeiter und alle Abwesenheiten können in Form eines Kalenders oder einer Listenansicht geführt werden.

Der Testzeitraum von Aplano beträgt 14 Tage und die monatlichen Kosten pro Mitarbeiter belaufen sich je nach gebuchtem Tarif auf 0,50 bis 4,50 Euro. (Stand: 06/2022)

Shyftplan – Dienstplanungs-Tool für Unternehmen mit hohen Mitarbeiterzahlen

Das Dienstplanungs-Tool Shyftplan eignet sich besonders für große Unternehmen mit hohen Mitarbeiterzahlen, da alle integrierten Funktionen auf Enterprise-Kunden ausgelegt sind. Praktisch für große Unternehmen ist die Funktion zur automatischen Schichtplanerstellung, welche bei hohen Mitarbeiterzahlen viel Zeit einspart. Das Tool eignet sich vor allem dann, wenn die Schichtzeiten in der Regel langfristig gleich bleiben.

Im System sind eine Vielzahl verschiedener Ansichten verfügbar, um möglichst leicht alle wichtigen Informationen zu Mitarbeitern, Schichten oder Projekten herauszufiltern.

In dem Dienstplanungs-Tool ist ein Zeiterfassungs-Tool mit Stempeluhr integriert und auch ein Urlaubsplaner ist mit an Bord. Mitarbeiter können direkt über die Software miteinander kommunizieren und sich so leichter über den Schichtplan oder entsprechende Projekte austauschen.

Einen Testzeitraum bietet Shyftplan leider nicht an, dafür kann aber eine Demo gebucht werden, die alle wichtigen Informationen zu dem Dienstplanungs-Tool liefert.

Shyftplan bietet verschiedene Abo-Modelle für das Dienstplanungs-Tool an, die sich preislich unterscheiden. Die monatliche Gebühr je Mitarbeiter variiert demnach zwischen 6 bis 15 Euro. (Stand: 06/2022)

Smartplan – Dienstplanungs-Tool mit langer Testphase

Wem ein Testzeitraum von 14 Tagen nicht genügt, kann bei Smartplan das Dienstplanungs-Tool bis zu 30 Tage lang kostenlos testen. Dadurch lässt sich ideal einschätzen, ob die Software den eigenen Bedürfnissen entspricht oder nicht.

Das Tool enthält ebenfalls eine eigene Zeiterfassung via Stempeluhr, sodass die Mitarbeiter vor Überstunden geschützt sind und die Arbeitgeber die Leistung ihrer Mitarbeiter besser nachverfolgen können. Zusätzlich bietet Smartplan eine automatische Lohnabrechnung, sodass hier Personalkosten und Zeit gespart werden können.

Der Dienstplan kann mithilfe des Tools auch automatisch ausgefüllt werden, sodass sich die Schichtbesetzung effizient gestalten lässt.

Für interne Kommunikation ist in dem Dienstplanungs-Tool Smartplan ein Nachrichtensystem integriert. Darüber können sich Arbeitgeber mit ihren Mitarbeitern austauschen, aber auch Mitarbeiter haben die Möglichkeit, untereinander zu kommunizieren z. B. über einen möglichen Schichtentausch.

Smartplan ist als Browser-Version und als App verfügbar und ist für einen monatlichen Pauschalpreis erhältlich. Dieser ist abhängig von der Mitarbeiterzahl. Die Kosten orientieren sich somit an einer Gruppe und summieren sich nicht pro Mitarbeiter um einen fixen Betrag.